Privacy - en cookieverklaring
Bij Mondzorg Montoya gaan we zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens kunnen delen, hoelang we gegevens bewaren en welke keuzes en rechten u heeft.
Deze verklaring geldt voor (toekomstige) patiënten, websitebezoekers, nieuwsbriefinschrijvers, sollicitanten en andere personen die contact met Mondzorg Montoya opnemen.
Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Mondzorg Montoya is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Mondzorg Montoya
Frederik van de Paltshof 44
3911 LB Rhenen
KvK-nummer: 86105094
E-mail: info@mondzorgmontoya.nl
Telefoon: 0317 74 54 64
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor patiëntenzorg en praktijkadministratie
naam, adres, woonplaats, geboortedatum en contactgegevens;
identificatiegegevens, waaronder het BSN, voor zover dit wettelijk vereist en toegestaan is;
verzekerings-, betaal- en factuurgegevens
gegevens over uw mondgezondheid, algemene gezondheid en medicijngebruik voor zover die relevant zijn voor goede en veilige mondzorg;
behandelgegevens, afspraken, röntgenfoto’s, mondfoto’s, scans, correspondentie en aantekeningen in het patiëntendossier;
·gegevens van een ouder, verzorger, vertegenwoordiger of contactpersoon wanneer dat nodig is.
Voor het patiëntendossier, de praktijkadministratie, online inschrijvingen en afspraken maken we gebruik van Exquise Next Gen.
Contact en aanmelden voor een afspraak
Zodra u contact opneemt met ons via de telefoon, e-mail, WhatsApp, website of het online inschrijf- of afsprakensysteem, verwerken we de gegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden of een afspraak in te plannen.
Nieuwsbrief
Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief, verwerken we uw naam en e-mailadres. Squarespace draagt zorg voor de verzending. Afhankelijk van de instellingen kan Squarespace ook registreren of een nieuwsbrief is afgeleverd, geopend en aangeklikt. Deze gegevens gebruiken we om de nieuwsbrief te versturen en te begrijpen welke informatie voor lezers relevant is. Afmelden kan op ieder moment via de link onderaan de nieuwsbrief.
Websitegebruik
Bij een bezoek aan de website kunnen technische en gebruiksgegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, het type apparaat en browser, bezochte pagina’s, datum en tijd van het bezoek, verwijzende website en cookievoorkeuren. Niet-noodzakelijke analytische en marketinggegevens worden alleen verwerkt zodra u daarvoor toestemming hebt gegeven.
Sollicitaties
Indien u via onze website solliciteert, kunnen we uw naam, contactgegevens, cv, motivatie, werkervaring, opleiding, correspondentie en andere gegevens verwerken die u zelf heeft aangeleverd en nodig zijn voor de sollicitatieprocedure.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige reden voor bestaat. Afhankelijk van de situatie gebruiken we gegevens voor de volgende doeleinden:
het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst en het verlenen van goede, veilige en passende mondzorg;
het beheren van afspraken, inschrijvingen en het patiëntendossier;
het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact;
facturatie, betalingen, declaraties en debiteurenbeheer;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de dossierplicht en fiscale bewaarplicht;
het beveiligen, beheren en verbeteren van de praktijk en website;
het versturen van de nieuwsbrief wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven;
websiteanalyse en het meten van advertenties wanneer je toestemming hebt gegeven voor analytische of marketingcookies;
het beoordelen en afhandelen van sollicitaties;
het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken wanneer dat nodig is.
De wettelijke grondslag kan bestaan uit de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang. Voor gezondheidsgegevens geldt daarnaast een specifieke wettelijke uitzondering, bijvoorbeeld wanneer verwerking noodzakelijk is voor medische diagnostiek of zorgverlening.
4. Gezondheidsgegevens en medisch beroepsgeheim
Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Alleen medewerkers en zorgverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben toegang tot het patiëntendossier. Zij zijn gehouden aan geheimhouding en het medisch beroepsgeheim.
We delen medische gegevens niet met anderen, tenzij dit nodig en toegestaan is voor uw behandeling, u daarvoor toestemming heeft gegeven of de wet ons verplicht gegevens te verstrekken.
5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een gerechtvaardigde reden een langere termijn vereist.
Patiëntendossier: minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. In bijzondere situaties kan een langere bewaartermijn nodig zijn.
Financiële administratie en facturen: in beginsel 7 jaar.
Gegevens uit een algemene contactvraag: maximaal 2 jaar na afronding van het contact, tenzij de gegevens onderdeel worden van het patiëntendossier of eerder kunnen worden verwijderd.
Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt. Gegevens die nodig zijn om een afmelding te respecteren kunnen beperkt langer worden bewaard.
Sollicitatiegegevens: uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, of maximaal 1 jaar wanneer je toestemming hebt gegeven om de gegevens langer te bewaren.
Cookiegegevens: volgens de termijnen in het cookieoverzicht hieronder.
6. Hoe beveiligen we uw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Denk aan toegangsbeveiliging, zorgvuldig autorisatiebeheer, beveiligde systemen, geheimhouding en afspraken met leveranciers.
Hoewel we zorgvuldig werken, kan geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid garanderen. Vermoed u dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of dat er sprake is van een datalek? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@mondzorgmontoya.nl.
7. Welke privacyrechten heeft u?
U kunt ons verzoeken om:
inzage in uw persoonsgegevens;
correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
verwijdering van gegevens, voor zover we niet verplicht zijn deze te bewaren;
overdracht van gegevens wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
intrekking van toestemming. Dit heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig waren.
Een verzoek kunt u sturen naar info@mondzorgmontoya.nl. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, nemen wij contact met u op om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand.
Bent u niet tevreden over de manier waarop we met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Cookieverklaring
Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine bestanden die bij een websitebezoek op een computer, tablet of telefoon kunnen worden opgeslagen. Vergelijkbare technieken, zoals pixels en lokale opslag, kunnen voor hetzelfde soort doelen worden gebruikt. Waar we hieronder over cookies spreken, bedoelen we ook deze vergelijkbare technieken.
Welke soorten cookies gebruiken we?
Functionele cookies
Deze cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten werken en om jouw cookievoorkeuren te onthouden. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Analytische cookies
Met analytische cookies krijgen we inzicht in het gebruik van de website, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers op de website terechtkomen. Hiervoor gebruiken we Squarespace Analytics en Google Analytics. Deze cookies worden alleen geplaatst nadat je toestemming hebt gegeven.
Marketingcookies
Marketingcookies helpen ons om de werking van advertenties te meten en kunnen worden gebruikt om advertenties beter af te stemmen. Hiervoor gebruiken we de Meta Pixel. Deze cookies worden alleen geplaatst nadat je toestemming hebt gegeven.
Google Tag Manager
Google Tag Manager is een beheersysteem waarmee andere tags op de website worden aangestuurd. Tag Manager plaatst normaal gesproken niet zelf de hierboven genoemde analyse- of marketingcookies, maar kan Google Analytics en de Meta Pixel activeren. Daarom moet Tag Manager zo zijn ingesteld dat niet-noodzakelijke tags pas na jouw toestemming worden geladen.
8.Cookievoorkeuren aanpassen
Bij het eerste bezoek aan de website kunt u via de cookiebanner niet-noodzakelijke cookies accepteren of weigeren. U kunt uw keuze later aanpassen via de link ‘Cookievoorkeuren’ in de footer. Cookies kunt u ook via de browser verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk minder goed werken.
Het weigeren van analytische of marketingcookies heeft geen invloed op de mogelijkheid om de website te bezoeken of om u aan te melden voor een afspraak.
9. WhatsApp, sociale media en externe websites
Zodra u via WhatsApp of sociale media contact opneemt, verwerkt de betreffende aanbieder ook persoonsgegevens volgens de eigen privacyvoorwaarden. Deel via WhatsApp of sociale media liever geen BSN, uitgebreide medische informatie of medische beelden. Neem voor medische vragen of het veilig delen van gegevens rechtstreeks contact op met de praktijk.
De website kan links bevatten naar externe websites. Mondzorg Montoya is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze websites met persoonsgegevens omgaan. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende website.
10. Wijzigingen in deze verklaring
We kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen wanneer de website, onze werkwijze, gebruikte systemen of wet- en regelgeving veranderen. De nieuwste versie staat altijd op de website. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
11. Contact
Heeft u een vraag over deze privacy- en cookieverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op via info@mondzorgmontoya.nl of 0317 74 54 64.
